Pour l'activité de l'entreprise , le document est d'une importance primordiale, c'est le document qui instruit ,qui renseigne ,c'est toujours le document qui enregistre et retient l'infirmation ,c'est encore le document qui sert de preuve .
Afin de remplir correctement son rôle , ce document à la forme et aux contenus variés doit être constamment disponible à tout moment il faut que l'on puisse déterminer rapidement sa position . cette exploitation du document entraîne dés sa création , de nombreuses manipulations , c'est pour cette raison que la connaissance des techniques de classement de l'information est considérée aujourd'hui comme indispensables pour la pratique de tout métier
Généralités sur le classement .
le classement est une technique qui consiste à ranger dans un cadre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l'information recherché.
2.classer : effectuer le travail matériel :
Pour pouvoir stocker les informations en vue d'une utilisation ultérieure , il convient de mettre en place un plan de classement qui permettre d'accéder à l'information dans les meilleures conditions de temps , sécurité ,coût
Afin de remplir correctement son rôle , ce document à la forme et aux contenus variés doit être constamment disponible à tout moment il faut que l'on puisse déterminer rapidement sa position . cette exploitation du document entraîne dés sa création , de nombreuses manipulations , c'est pour cette raison que la connaissance des techniques de classement de l'information est considérée aujourd'hui comme indispensables pour la pratique de tout métier
Généralités sur le classement .
le classement est une technique qui consiste à ranger dans un cadre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l'information recherché.
Ainsi le classement comporte deux opérations :
- classifier : faire une répartition méthodique par classe , c'est à dire déterminer :
- les caractères communs selon les quels on regroupe les documents
- le nombre et l'importance des classes en fonction de l'utilisation des documents
- l'ordre dans lequel on classera les documents .
- affecter chaque document d'un indice (chiffre, lettre…) qui déterminera sa place dans le document
- ranger selon l'ordre prévu par la classification
Pour pouvoir stocker les informations en vue d'une utilisation ultérieure , il convient de mettre en place un plan de classement qui permettre d'accéder à l'information dans les meilleures conditions de temps , sécurité ,coût
en principe on classe pour :
- retrouver sûrement et rapidement
- ordonner
- contracter , pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre de documents
- obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classés
Enfin, tout classement doit faire l'objet d'une réflexion préalable . il varie avec la nature, l'importance et la fréquence de consultation des documents à classer .
